Dass das Thema Datenschutzinformation eher nach einer trockenen Angelegenheit klingt, verstehen wir. Das ist sie tatsächlich auch – aber sie ist wichtig. Und sie erfordert besondere Aufmerksamkeit von Unternehmen, Behörden oder Organisationen, denn die Datenschutzinformation gehört zu den Betroffenenrechten und ist eine Pflichtangabe der DSGVO. Die Auskunft muss vollständig und korrekt sein und zum richtigen Zeitpunkt erteilt werden. Erfahren Sie hier, in welchen Fällen Sie individuelle Datenschutzinformationen brauchen, um Bußgelder zu vermeiden.

Allgemein gilt:

• Die Datenschutzinformation muss zum Zeitpunkt der Datenerhebung erteilt werden.
• Sie muss passend sein für den Zweck der Datenverarbeitung.

Zeitpunkt der Datenerhebung

Es ist vermutlich für jeden nachvollziehbar, dass eine Datenschutzinformation zum Zeitpunkt der Datenerhebung erteilt werden muss. Nur dann macht es aus Betroffenensicht Sinn, über die Datenverarbeitung zu informieren, denn das ist der Zeitpunkt, an dem idealerweise bereits widersprochen werden sollte, sofern Vorbehalte bestehen. Wir beobachten allerdings, dass dieser logische Ansatz in der Praxis immer wieder scheitert. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, Prozesse zu etablieren, die die Erteilung der Information sicherstellen – entweder durch eine automatisierte technische Lösung oder als Bestandteil eines persönlichen Gesprächs. Wir von HUBIT Datenschutz unterstützen Sie dabei.

Verschiedene Arten von Datenschutzinformationen

Die Datenschutzinformation muss zum Zweck der Datenverarbeitung passen. Es müssen also je nach Verarbeitungsfall unterschiedliche Angaben enthalten sein. Wir empfehlen dringend, je eine Datenschutzinformation pro Anwendungsfall zu erstellen, denn nur so bleibt die Information verständlich bzw. übersichtlich und Sie stellen sicher, dass Sie keine relevanten Angaben vergessen.

Beispiele, die eine individuelle Datenschutzinformation erforderlich machen:

• Veranstaltungen
• Newsletter Anmeldungen
• Verträge mit Kunden
• Durchführung eines Arbeitsverhältnisses
• Umgang mit Bewerbern
• Besuch der Webseite
• Betriebliches Eingliederungsmanagement
• u. v. m.

Da es wichtig ist, dass die Angaben korrekt, vollständig und verständlich sind, sollten Sie die Erstellung der Datenschutzinformation einem Profi überlassen. Wir unterstützen Sie gerne mit unserer langjährigen Expertise. Selbstverständlich überprüfen wir auch vorhandene Datenschutzinformationen auf Korrektheit und überarbeiten diese gegebenenfalls. Sprechen Sie uns an.