Nach zähem Ringen ist es nun endlich vollbracht. Das Hinweisgeberschutzgesetz hat den Bundestag passiert und auch der Bundesrat stimmte der aktuellen Version – einem Kompromiss, der vom Vermittlungsausschuss erarbeitet wurde, am 12.05.2023 zu. Und nun wird alles ganz schnell gehen, denn ab Juli 2023 wird es in Kraft treten. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie zügig handeln müssen, wenn sie bisher noch keine Vorkehrungen für ein internes Meldesystem, wie es vom Gesetz gefordert wird, geschaffen haben.

Wir möchten Sie in diesem Artikel dafür sensibilisieren, dass vor der Einführung eines Hinweisgebersystems datenschutzrechtliche Vorkehrungen im Sinne der DSGVO getroffen werden müssen, denn es handelt sich um eine Maßnahme, bei der die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine zentrale Rolle spielt. Konkret bedeutet das, dass Sie:

• eine Datenschutzfolgenabschätzung für das Hinweisgebersystem durchführen müssen, da sowohl für den Hinweisgeber als auch für die beklagte Person Risiken entstehen können. Dies erfordert einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand.
• eine Datenschutz-Dokumentation durchführen müssen, da durch den Hinweis personenbezogene Daten evtl. vom Hinweisgeber (sofern die Meldung nicht anonym erfolgt) und von der beschuldigten Person verarbeitet werden. Dabei handelt es sich um eine umfangreiche Verarbeitungsbeschreibung für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
• eine Datenschutzinformation für Ihre Mitarbeiter bezüglich des Einsatzes des Hinweisgebersystems erstellen müssen. Dies ist eine Pflichtinformation, die zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgt sein muss.

Mit unserem HUBIT-Hinweisgebersystem Geld und Zeit sparen

Wenn Sie eine passende externe Lösung für Ihr Unternehmen suchen, ist das HUBIT-Hinweisgebersystem das ideale Tool für Sie. Wir haben uns seit langem auf das Gesetz vorbereitet, um unseren Mandanten ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes internes Meldesystem bieten zu können – fertig entwickelt und bereit für die Implementierung.

Unsere Mandanten, die unser Hinweisgebersystem zu einem monatlichen Festpreis nutzen, erhalten zusätzlich und kostenlos:

• eine Datenschutzfolgenabschätzung
• eine Verarbeitungsbeschreibung für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• ein Info-Blatt für Beschäftigte
• sowie eine Datenschutzinformation

Mit unserem HUBIT-Hinweisgebersystem sind Sie also schnell und Sie sparen auch viel Geld.

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