Wie im Artikel Hinweisgeberschutzgesetz – Informationen für Unternehmen berichtet, wurde das Hinweisgeberschutzgesetz am 16. Dezember 2022 vom Bundestag beschlossen. Nun muss nur noch der Bundesrat zustimmen und es muss verkündet werden. Drei Monate nach Verkündung tritt das Gesetz dann in Kraft. Das bedeutet für Unternehmen, dass Handlungsbedarf besteht, denn das Gesetz fordert von Unternehmen und Organisationen ab 50 Mitarbeitern, dass sie ein internes Meldesystem für Hinweisgeber einrichten müssen. Große Unternehmen ab 250 Mitarbeitern stehen unmittelbar nach Inkrafttreten in der Pflicht – also vermutlich bereits in der ersten Jahreshälfte 2023. Für Unternehmen von 50 bis zu 249 Mitarbeitern gilt zwar noch eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, doch da es sich bei dem Meldesystem um ein komplexes Instrument handelt, an das verschiedenste Anforderungen gestellt werden, sollten auch kleinere Unternehmen keine Zeit mehr verlieren.
Im Folgenden erfahren Sie, welche unterschiedlichen Meldekanäle das Hinweisgebersystem bieten muss und welchen Aspekten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, damit die Anforderungen des Gesetzes eingehalten werden.
Meldekanäle für Hinweisgeber
Das Gesetz sieht unterschiedliche Möglichkeiten vor, wie Hinweisgeber potenzielle Verstöße melden können. Hier darf es keine Einschränkung von Seiten des Unternehmens geben. Die Entscheidung, auf welchem Weg ein Verstoß gemeldet werden soll, liegt allein beim Hinweisgeber.
Mündliche Meldekanäle
- Telefonisch zum Beispiel über Whistleblower-Hotline
- Anrufbeantwortersystem, das die Nachrichten aufzeichnet
Schriftliche/elektronische Meldekanäle
- Internetportal
- Per E-Mail
- Hausinterner Beschwerdebriefkasten
- Per Post
Persönliche Meldung
- Vereinbarung eines persönlichen Treffens
Was auf den ersten Blick recht übersichtlich erscheint, erfordert in der Praxis die volle Aufmerksamkeit von Unternehmen. Denn es muss sichergestellt werden, dass der Hinweisgeber geschützt wird und dass keine unbefugten Personen Kenntnis über den Hinweisgeber oder den Hinweis erhalten. Da das Gesetz weiterhin vorsieht, dass spätestens ab 2025 auf allen digitalen Kanälen auch eine anonyme Meldung möglich sein muss, ist es ratsam, sich von einem externen Experten wie HUBIT Datenschutz unterstützen zu lassen. Die zu ergreifenden technischen Möglichkeiten sind äußerst komplex. Ein Anrufer muss zum Beispiel auf Wunsch anonym bleiben können, selbst wenn er vergisst, seine Rufnummer zu unterdrücken. Das klingt zwar absurd, doch von diesen Beispielen gibt es noch viele weitere. Als Unternehmen sind Sie dafür verantwortlich, alle Eventualitäten zu berücksichtigen.
Wir von HUBIT Datenschutz haben ein Hinweisgebersystem entwickelt, das die Anonymität der Hinweisgeber gewährleistet. Des Weiteren können wir Ihnen einen Fall-Manager zur Verfügung stellen. Wenn Sie also von Anfang an sicherstellen möchten, dass Ihr internes Meldesystem rechtskonform ist, sprechen Sie uns an.
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