Wer Mitarbeitende beschäftigt, muss in Sachen Datenschutz einiges beachten. Eine kurze Einführung zur zweckgebundenen Datenerhebung und zum Abhängigkeitsverhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern finden Sie hier: Beschäftigtendatenschutz gemäß DSGVO und BDSG – darum ist er wichtig. In diesem Artikel möchten wir Sie dafür sensibilisieren, dass es im Rahmen des Datenschutzes Pflichtinformationen gibt, die jede Person erhalten muss, die sich in Ihrem Unternehmen bewirbt oder die für Sie arbeitet. Außerdem ist es wichtig, weitere wesentliche Aspekte wie die Verschwiegenheit korrekt vertraglich zu regeln.

Informationspflichten für Arbeitgeber

Unternehmen verarbeiten Daten ihrer Bewerber und Mitarbeiter. Das müssen sie, weil ansonsten keine Zusammenarbeit möglich ist. Doch sie dürfen das nicht einfach so tun, im Sinne der Transparenz müssen sie ihre Bewerber und Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeiten. Außerdem müssen sie sie darüber aufklären, welche Rechte sie als Betroffene gemäß DSGVO haben.

Um zu dokumentieren, dass Sie Ihrer Informationspflicht gegenüber Ihren Bewerbern und Beschäftigten nachgekommen sind, empfiehlt es sich, dies in einer Datenschutzinformation zu tun, die der Bewerbung oder dem Arbeitsvertrag als Anlage beigefügt wird.

Es gibt keine Standardvorlagen

Die Datenschutzinformation basiert auf den konkreten Datenverarbeitungsprozessen eines Unternehmens. Auch wenn gewisse Basisinformationen immer wiederkehren, gibt es keine Vorlagen, die eins-zu-eins in jedem Unternehmen eingesetzt werden können. Es darf auch nicht nur EINE allgemeine Datenschutzinformation geben. Vielmehr muss unterschieden werden zwischen:

• Informationen für Bewerber
• allgemeinen Mitarbeiterinformationen
• besonderen Datenschutzinformationen, die im Einzelfall erforderlich werden

Der Grund dafür ist nachvollziehbar, denn der Umfang der erforderlichen Daten sowie die Verarbeitungszwecke unterscheiden sich. Eine besondere Datenschutzinformation wird zum Beispiel erforderlich, wenn eine mitarbeitende Person in das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) aufgenommen wird, denn hier werden Gesundheitsdaten erhoben und ggf. mit anderen Stellen ausgetauscht. Es gibt aber noch viele weitere Fälle, die gesonderte Informationen erfordern, wie beispielsweise ein Hinweisgebersystem. Als Faustregel gilt: Immer, wenn es um etwas Spezielles geht, das nicht jeden Mitarbeitenden betrifft.

Kommen Sie Ihren Informationspflichten vollumfänglich nach? Gerne überprüfen und überarbeiten wir Ihre vorhandenen Informationen.

Beschäftigte zur Vertraulichkeit verpflichten

Arbeitgeber haben ein großes Interesse daran, ihre Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Es geht einerseits um die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen aber auch darum, sofern sie mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, sicherzustellen, dass diese geschützt werden.

In der Regel enthält der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Verschwiegenheit. Hierbei ist es aber wichtig, genau wie beim Datenschutz, konkret zu informieren, wozu sich der Mitarbeitende verpflichtet und auf welcher gesetzlichen Grundlage das erfolgt. Da die Erläuterungen umfangreich sind, empfiehlt es sich hier ebenfalls, dies als Anlage zum Arbeitsvertrag zu formulieren. Unsere Mandanten erhalten von uns eine kostenfreie Vorlage sowie ein Merkblatt, das die zu verpflichtende Person über die zugrundeliegenden Gesetzestexte informiert.

Sie sehen, die Rechte der Mitarbeitenden im Bereich des Datenschutzes zu wahren, erfordert Aufmerksamkeit fürs Detail. Doch sind die Unterlagen erst einmal auf dem aktuellen Stand, brauchen Sie sich eine ganze Weile nicht mehr darum zu kümmern – bis sich etwas ändert. Neben der Tatsache, dass Sie damit gesetzliche Pflichten erfüllen, wirkt sich ein korrekter Informationsprozess auch auf Ihr Image als Arbeitgeber aus – in Zeiten des Fachkräftemangels doch durchaus ein gutes Argument, oder?

Weitere Informationen

Um mehr über die Betroffenenrechte zu erfahren, empfehlen wir Ihnen unsere dreiteilige Artikelserie. Betroffenenrechte gemäß DSGVO – Teil 1, Betroffenenrechte gemäß DSGVO – Teil 2, Betroffenenrechte Teil 3 – Hinweise für Unternehmen.

Wir von HUBIT Datenschutz sind externe Datenschutzbeauftragte und Berater für kleine, mittelständische und große Betriebe aus unterschiedlichen Branchen. Möchten Sie von unserer Erfahrung und unserem Know-how profitieren? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

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