Der Zugriff auf die beruflichen E-Mail-Konten der Mitarbeitenden durch Arbeitgeber sowie die private Nutzung des Internets sind zentrale Themen, die Datenschützer und Arbeitsrechtler regelmäßig beschäftigen. Wie ist das in Ihrem Unternehmen geregelt? In diesem Artikel möchten wir Sie dafür sensibilisieren, dass das Themenfeld sehr komplex ist und neben einer reinen datenschutzrechtlichen Betrachtung auch zwischenmenschliche Aspekte berücksichtigt werden sollten.

Dürfen Arbeitgeber auf das E-Mail-Postfach einer mitarbeitenden Person zugreifen?

Die Antwort lautet eindeutig: Es kommt darauf an. Unterschieden werden muss im ersten Schritt, ob es sich um eine allgemeine oder um eine persönliche E-Mail-Adresse handelt. Ein allgemeiner Account wie info@ oder team@ kann grundsätzlich von mehreren Mitarbeitenden verwendet werden. Das bedeutet, hier kann ohne Weiteres Einsicht genommen werden. Bei persönlichen E-Mail-Adressen ist der Fall nicht mehr ganz so eindeutig. Hier bedarf es einer plausiblen rechtlichen Grundlage. Zentral ist hierbei die Frage nach dem Warum? Gibt es z.B. einen Krankheitsausfall oder soll die entsprechende Person überprüft werden, weil es einen Verdachtsfall gibt? Stimmen Sie sich gerne im Vorfeld mit HUBIT Datenschutz über das Vorgehen ab, um auf der sicheren Seite zu sein, denn alle Formen von Überwachungsmaßnahmen, ob die Überwachung der Korrespondenz oder die Videoüberwachung, dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen erfolgen.

Unabhängig von der Frage, ob es erlaubt ist auf das Postfach zuzugreifen, empfehlen wir Ihnen, sich zuerst die Frage zu stellen, ob die Einsichtnahme die einzige Lösung ist oder ob es weniger invasive Möglichkeiten gibt. Denn nur weil es erlaubt ist, heißt das nicht, dass es sich um die beste Variante handelt. Nehmen wir den Krankheitsausfall als Beispiel. Selbstverständlich möchten Sie den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, doch das ist zum Beispiel auch durch eine Abwesenheitsnotiz möglich, in der Sie den Namen einer vertretenden Person nennen, die kontaktiert werden kann. Das hat den Vorteil, dass die Person, die eine E-Mail an diesen Account sendet, sofort weiß, woran sie ist. Bei einer persönlichen Adresse geht diese nämlich davon aus, dass die Informationen bei einer bestimmten Person laden. Vielleicht wird sogar etwas kommuniziert, das man einer anderen Person gegenüber in der Form nicht äußern würde. Antwortet dann jemand anderes, kann das neben einer Irritation auch zu einem Imageverlust führen.

Komplizierter wird es mit der Einsichtnahme, wenn die private Nutzung des E-Mail-Accounts erlaubt ist, denn dann wird durch die Einsichtnahme der Korrespondenz die Privatsphäre der betroffenen Person verletzt. Es besteht also die Gefahr, dass Arbeitgeber sich strafbar machen. Lassen Sie sich in solchen Fällen von uns beraten, damit wir die passende Lösung erarbeiten können.

Die private Internetnutzung – Auswirkung für Unternehmen

Arbeitgeber, die eine private Internetnutzung ausschließen möchten, müssen dies im Arbeitsvertrag ganz klar untersagen. Besser noch ist es, unternehmensweite Richtlinien für die Internet- und E-Mail-Nutzung gemeinsam mit dem HUBIT Datenschutzbeauftragten aufzustellen. Wird dazu keine Vereinbarung getroffen, gilt die private Internetnutzung als geduldet und ist damit nicht verboten. Wir hören häufig von Arbeitgebern, dass sie sich davor sträuben, die private Internetnutzung zu untersagen, denn sie möchten ihren Mitarbeitenden entgegenkommen. Das ist im Sinne der Mitarbeiterbindung und des Fachkräftemangels nachvollziehbar, doch ein solches Vorgehen hat Konsequenzen, die sich negativ auf Ihre IT-Sicherheit auswirken können. Darüber müssen Sie sich im Klaren sein. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie keine Protokollierung der Internetverbindung vornehmen dürfen, wenn Ihre Arbeitnehmer ohne Weiteres das Internet für private Zwecke nutzen? Sie können dann nämlich nicht unterscheiden, ob der Vorgang beruflicher oder privater Natur ist.

Es ist daher wichtig, die Entscheidung über den Rahmen der Internetnutzung bewusst zu treffen und alle weiteren erforderlichen Maßnahmen damit in Einklang zu bringen. Wir beraten unsere Mandanten umfassend zu allen Fragen rund um den Datenschutz und die IT-Sicherheit. Sprechen Sie uns an.

Weitere Informationen zum Beschäftigtendatenschutz finden Sie hier: Beschäftigtendatenschutz gemäß DSGVO und BDSG – darum ist er wichtig, Beschäftigtendatenschutz – Pflichtinformationen und Vertragsgrundlagen.