Gilt die DSGVO eigentlich nur, wenn personenbezogene Daten elektronisch verarbeitet werden? Diese Frage stellen sich Unternehmer*innen, die keinen Datenschutzbeauftragten haben, hin und wieder und kommen manchmal zu einem falschen Schluss – der ernst zu nehmende Konsequenzen haben kann. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg gab einem Kläger Recht, der auf Entfernung seiner Abmahnung aus der Personalakte in Papierform klagte und stellte damit klar, dass auch nichtautomatisierte Verarbeitungen in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen. Der Datenschutz ist ein komplexes Thema. Wir von HUBIT Datenschutz unterstützen Sie gerne, damit Sie mit den richtigen Annahmen Sanktionen vermeiden.

Zum aktuellen Fall

Ein ehemaliger Mitarbeiter machte sein Recht auf Löschung gemäß DSGVO bei seinem ehemaligen Arbeitgeber geltend. Er wollte erreichen, dass eine Abmahnung, die er während seines Beschäftigungsverhältnisses erhalten hatte, nach seinem Austritt aus dem Unternehmen aus seiner Personalakte entfernt werden sollte. Der Arbeitgeber verweigerte dies mit dem Hinweis darauf, dass die DSGVO in diesem Fall keine Anwendung findet, da es aus seiner Sicht keine elektronische Datenverarbeitung gab – die Personalakte lag in Papierform vor. Diese Annahme war allerdings falsch, wie das Landesarbeitsgericht feststellte.

Sachlicher Anwendungsbereich der DSGVO

Artikel 2 Absatz 1 DSGVO besagt Folgendes:

„Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.“

Das Landesarbeitsgericht stellte fest, dass es sich bei der Personalakte um ein Dateisystem handelt.

Abmahnungen sind nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu löschen

Nachdem der Geltungsbereich der DSGVO festgestellt wurde, wandte sich das Arbeitsgericht der Frage zu, ob ein Recht auf Löschung im Falle der Abmahnung besteht, und bejahte dies ebenfalls. Personenbezogene Daten sind nämlich unverzüglich zu löschen, sofern der Verarbeitungszweck entfällt. Da sich der Verarbeitungszweck bei einer Abmahnung auf das laufende Beschäftigungsverhältnis bezieht, entfällt der Zweck mit dem Austritt des Mitarbeitenden. Die Abmahnung ist also unverzüglich zu löschen.

Arbeitsrecht und Datenschutz – beides ist eng miteinander verflochten

Wir stellen fest, dass datenschutzrelevante Fragestellungen häufig ein Bestandteil von Arbeitsgerichtsprozessen sind. Das liegt daran, weil Arbeitnehmer:innen, die nicht im Guten mit ihrem Arbeitgeber auseinandergehen, ganz genau hinsehen, um ein mögliches Fehlverhalten zu identifizieren. Sie sollten also stets auf eine korrekte Anwendung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen achten – auch wenn vermeintlich alles gut läuft und kleinere Versäumnisse als „nicht so schlimm“ betrachtet werden. Die Erfahrung zeigt, dass sich das Blatt schnell wenden kann. Das Team von HUBIT Datenschutz unterstützt Sie gern dabei. Vereinbaren Sie einfach einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.