Eine Überprüfung durch die Datenschutzbehörde sorgt in den meisten Unternehmen für Unruhe. Keiner wird gerne von einer Behörde überprüft, auch nicht, wenn der Datenschutz im Unternehmen gelebt wird. Dennoch ist kein Unternehmen davor gefeit. Datenschutzbehörden führen sowohl anlassbezogene als auch anlasslose Überprüfungen durch. Die anlassbezogene Prüfung ist die unangenehmere von beiden, denn dieser liegt ein konkreter Verdacht bzw. eine Beschwerde zugrunde. Wichtig: Die Aufsichtsbehörde muss einer Beschwerde nachgehen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welches „Fehlverhalten“ häufig Anlass für Beschwerden gibt, und geben Ihnen Tipps, wie Sie mit einer Prüfung umgehen und zukünftige Beschwerden vermeiden können.

Beschwerden von ehemaligen Mitarbeitenden, Kunden oder Dienstleistern

Eine anlassbezogene Prüfung durch die Datenschutzbehörde erfolgt in der Regel aufgrund einer Beschwerde. Ein hohes Risiko für Unternehmen sind zum Beispiel ehemalige Mitarbeitende, von denen sie sich nicht im Guten getrennt haben. Gegenstand ist dann zumeist die Art der Datenverarbeitung innerhalb des Unternehmens. Aber auch Kunden oder Dienstleister können sich beschweren, wenn sie das Gefühl haben, dass das Unternehmen gegen den Datenschutz verstößt. Anlass hierfür sind zumeist die Videoüberwachung, unerwünschte Werbung per E-Mail oder unerwünschte Werbung per Post sowie unbeantwortete Betroffenenanfragen.

Hinweis: Wenn das Thema Videoüberwachung Gegenstand der Überprüfung ist, sollten Sie besonders aufmerksam sein, denn die Videoüberwachung stellt einen massiven Eingriff in die Persönlichkeitsrechte dar und wird daher genauestens geprüft.

Ablauf einer anlassbezogenen Überprüfung

Die Aufsichtsbehörde kann zwar unangekündigt einen Vor-Ort-Besuch durchführen und die Prüfer müssen in solchen Fällen auch hineingelassen werden, in der Regel wird aber zuerst ein Schreiben versendet. Das Schreiben enthält folgende Informationen:

• Art des Vorwurfs
• Frist zur Antwort/Stellungnahme
• Rechtsbelehrung

Eine anlassbezogene Überprüfung sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Selbst wenn Sie sich nichts vorzuwerfen haben, kann eine nicht eindeutige Aussage weitere Nachforschungen nach sich ziehen. Sollten Sie also Post von der Datenschutzbehörde bekommen, bewahren Sie Ruhe und handeln Sie besonnen. Am besten kontaktieren Sie unverzüglich Ihren Datenschutzbeauftragten.

Unsere Empfehlung

Videoüberwachung und Anfragen betroffener Personen sind Klassiker im Datenschutz, die immer wieder zu Bußgeldern führen. Legen Sie also bereits heute den Grundstein dafür, dass Sie in solchen Fällen nicht angreifbar sind. Lassen Sie Ihre Videoüberwachung auf Datenschutzkonformität überprüfen oder sprechen Sie am besten im Vorfeld mit uns. Und nehmen Sie Anfragen betroffener Personen ernst, das bedeutet, beantworten Sie sie umgehend. Auch hierbei unterstützt das Team von HUBIT Datenschutz Sie gern.