Diese Frage stellen sich viele Führungskräfte und Mitarbeitende während der Urlaubszeit, wenn es im Unternehmen üblich ist, personalisierte E-Mail-Adressen zu vergeben. Es besteht die Sorge, dass wichtige Informationen oder Anliegen untergehen, wenn Mitarbeitende in den Sommerurlaub gehen oder aus anderen Gründen einige Wochen nicht am Arbeitsplatz sind. Die Versuchung ist daher groß, die eingehenden E-Mails einfach an Kollegen oder vorgesetzte Personen weiterzuleiten. Doch aufgepasst! Es müssen bei einer E-Mail-Weiterleitung datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Aus diesem Grunde sind solche Weiterleitungen untersagt, da dies unter Umständen nicht im Sinne der Person, die eine E-Mail an eine personalisierte E-Mail-Adresse sendet. Der Inhalt der E-Mail könnte unter Umständen nur für diese spezielle Person gedacht sein. Eine Weiterleitung würde in dem Fall einen Vertrauensbruch darstellen, der sich negativ auf die weitere Zusammenarbeit auswirken kann. Deshalb raten wir von HUBIT Datenschutz von einer Weiterleitung ab und empfehlen die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten.

Vorteile des Abwesenheitsassistenten

Eine Abwesenheitsnotiz bietet für Unternehmen viele Vorteile. Dazu gehört:

• Sie ist schnell eingerichtet (im E-Mail-Programm oder bei dem E-Mail-Dienstleister) und kann direkt für den Zeitraum der geplanten Abwesenheit eingestellt werden. Man muss sich also nicht weiter darum kümmern.
• Eine Abwesenheitsnotiz sorgt für Klarheit bei Kunden, Lieferanten und Kollegen. Keiner wartet vergeblich auf eine Antwort.
• Die Person, die eine E-Mail gesendet hat, kann selbst entscheiden, wie dringend das Anliegen ist und ggf. eine andere Person kontaktieren.
• Kollegen müssen in der Urlaubszeit nur bei wichtigen Anliegen vertreten, das reduziert die zusätzliche Arbeitsbelastung.

Das sollte eine Abwesenheitsnotiz enthalten

Bereits die Betreffzeile der Abwesenheitsnotiz sollte klar formuliert sein, damit die Person, die diese Nachricht empfängt, sofort weiß, worum es geht. Bei der Formulierung der Nachricht sollten Sie zudem darauf achten, nicht zu ausschweifend zu formulieren. Es geht darum, kurz und präzise die wichtigen Informationen zu vermitteln. Das sind:

• Zeitraum der Abwesenheit
• Hinweis, dass die E-Mails nicht weitergeleitet und erst nach der Rückkehr bearbeitet werden
• Name und Kontaktdaten der Person, die die Vertretung übernimmt

Es wird zwar häufig anders gehandhabt, aber wir möchten an dieser Stelle ausdrücklich drauf hinweisen, dass der Grund der Abwesenheit in der Notiz nicht genannt werden muss. Letztendlich geht es niemanden etwas an, warum Sie nicht erreichbar sind.

Noch Fragen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Das Thema Datenschutz und E-Mails ist komplex, wir beraten Sie dazu gern.

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