E-Mail-Marketing ist auf den ersten Blick kostengünstig und schnell umsetzbar. Zahlreiche Unternehmen nutzen daher Newsletter, um Kunden und Interessenten über ihre Angebote zu informieren. Doch seien Sie vorsichtig. Nur weil Sie die E-Mail-Adresse einer Person kennen, dürfen Sie sie nicht zu Werbezwecken nutzen. Und auch wenn die betreffende Person der Nutzung ihrer Daten zu Werbezwecken zustimmt, gibt es einiges zu beachten. Gesetzliche Grundlagen sind die DSGVO, § 7 UWG und das am 14. Mai 2024 in Kraft getretene Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) – ehemals TMG. Bei Missachtung – egal ob bewusst oder unbewusst – drohen Bußgelder und Unterlassungsansprüche in Form kostenpflichtiger Abmahnungen.
- Sie brauchen eine Einwilligung
Laut DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten. Eine Ausnahme hiervon ist unter anderem möglich, wenn eine Einwilligung vorliegt. Diese ist grundsätzlich auch für das E-Mail-Marketing erforderlich, da E-Mail-Werbung ohne vorherige Zustimmung der betroffenen Person nach der grundlegenden wettbewerbsrechtlichen Einordnung eine unzumutbare Belästigung darstellt und damit auch gegen den Datenschutz verstößt.
Die Einwilligung kann am besten durch eine sogenannte Double-Opt-In-Lösung eingeholt und dokumentiert werden. Hierbei trägt die Person, die sich zu Ihrem Newsletter anmeldet, im ersten Schritt ihre E-Mail-Adresse in ein Onlineformular ein. Im Anschluss erhält sie eine E-Mail, in der sie den Newslettererhalt bestätigen muss. Eine solche Einwilligung ist bis zum Zeitpunkt des Widerrufs oder der Abbestellung des Newsletters gültig. Da gemäß DSGVO der Widerruf ebenso einfach sein muss wie die Erteilung der Einwilligung, muss jeder Newsletter einen Link enthalten, über den der Newsletter abbestellt werden kann.
- Erfüllen Sie Ihre Informationspflichten
Neben der Einwilligung müssen Sie Ihre Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erfüllen. Dazu gehören:
- Benennung des Zwecks der Datenverarbeitung
- Angabe von Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Information über die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
- Information über die Empfänger der Daten
- Angaben zur Speicherdauer
- Hinweis auf die Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung
- Angabe der Betroffenenrechte
- Nutzen Sie eine DSGVO-konforme Newsletter-Software
Ein Großteil der Unternehmen nutzt für den Newsletterversand eine professionelle Software. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß DSGVO erfolgt. Wir empfehlen einen Anbieter aus der EU bzw. dem EWR. Außerdem müssen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen.
- Integrieren Sie ein Impressum
Ebenso wie bei einer Webseite müssen Sie auch in den Newsletter eine ausführliche Anbieterkennzeichnung (Impressum) einbinden, damit die Empfänger wissen, mit wem sie es zu tun haben. Gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) gibt es Pflichtangaben, die enthalten sein müssen. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel: Tipps zur Erstellung eines korrekten Impressums.
- Setzen Sie Abmeldungen umgehend um
Der Abmeldelink im Newsletter ist wie oben bereits erwähnt, eine gute Möglichkeit, das Widerrufsrecht gemäß DSGVO umzusetzen, denn die Abmeldung muss ebenso einfach sein wie die Anmeldung. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob der Link funktioniert, und stellen Sie sicher, dass auch der technische Teil des Abmeldeprozesses automatisch ausgeführt wird. Betroffene Personen haben einen Anspruch auf unverzügliche Umsetzung.
Wir unterstützen Sie
Nutzen Sie E-Mail-Marketing und möchten sichergehen, dass alles rechtskonform ist? Dann sprechen Sie das Team von HUBIT Datenschutz an. Wir stehen Ihnen mit unserem Know-how und unserer Erfahrung beratend zur Seite und überprüfen Ihre Prozesse.