Die Datenschutzbehörden haben immer mehr zu tun, denn die Beschwerdefälle häufen sich. Zusätzlich werden anlasslose Überprüfungen durchgeführt. Dieser Anstieg lässt sich statistisch belegen – sowohl was die Anzahl der Fälle betrifft als auch hinsichtlich der Höhe der verhängten Bußgelder. Wir spüren ihn aber auch praktisch in unserem Unternehmen, da wir immer häufiger Mandanten bei Prüfverfahren unterstützen. Dieser Umstand sollte Unternehmen wachrütteln – die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO muss eine hohe Priorität haben.

Über die Gründe, warum die Zahl der Prüfungen steigt, lässt sich an dieser Stelle nur spekulieren. Wir gehen davon aus, dass es zum einen daran liegt, dass die Bevölkerung mittlerweile für das Thema Datenschutz stärker sensibilisiert ist als noch vor einigen Jahren und zum anderen, dass sich das Rechtsempfinden der Menschen verändert hat. Sie nehmen es nicht mehr so einfach hin, wenn ihnen – gefühlt – Unrecht widerfährt.

Zwei Arten von Überprüfungen

Die erste Form der Überprüfung ist die anlasslose Überprüfung. Dabei werden zum Beispiel bestimmte Branchen überprüft – alle Freizeitparks in Niedersachsen – oder bestimmte Bereiche aus dem Datenschutz werden unter die Lupe genommen wie die Webseite der Unternehmen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Google Web-Fonts. Die Überprüfung erfolgt durch Zusendung von Fragebögen. Deren Beantwortung ist verpflichtend, denn bei Nichtbeantwortung kann eine förmliche Anordnung mit Zwangsgeldandrohung erlassen werden.

Die zweite Form der Überprüfung ist anlassbezogen. In den meisten Fällen reagieren die Behörden auf eine Beschwerde aus der Bevölkerung wie von Kundinnen und Kunden oder von Mitarbeitenden und ehemaligen Mitarbeitenden. Auch bei der anlassbezogenen Überprüfung werden in der Regel Fragebögen versendet, die konkreten Bezug zum Vorwurf haben. Das Unternehmen muss durch Offenlegung von Dokumentationen oder Prozessen belegen, dass der Vorwurf unberechtigt ist.

Der Umgang mit der Datenschutzbehörde will gelernt sein

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der Kontakt zur Datenschutzbehörde mit einem juristischen Verfahren vergleichbar ist. Sie halten es für eine gute Idee, einen Anwalt hinzuzuziehen, zu taktieren oder möglichst wenig zu antworten, um sich nicht zu belasten. Aus unserer Erfahrung können wir Ihnen sagen: So kommen Sie nicht weiter!

Datenschutz ist ein Spezialthema. Lassen Sie deshalb den Datenschutzbeauftragten für sich sprechen. Wir verfolgen zwar auch eine Taktik, die Basis ist unter anderem Offenheit und Kooperation.

Unser Tipp für Unternehmen

Prüfverfahren sind lästig und sie kosten sowohl Zeit als auch Geld. Weisen Sie daher Ihre Kundinnen und Kunden sowie Ihre Mitarbeitenden explizit darauf hin, dass sie sich im Falle einer Beschwerde zuerst an Ihren Datenschutzbeauftragten wenden sollen. Dieser ist verpflichtet, der Beschwerde nachzugehen. Der direkte Weg hat sowohl für die Person, die sich beschwert, als auch für Ihr Unternehmen Vorteile:

• Der Prozess ist weniger bürokratisch
• Antworten können schneller erteilt werden

Sollte der Vorfall aus Sicht der Person, die sich beschwert, nicht befriedigend gelöst werden, steht es ihr offen, sich im Anschluss an die Datenschutzbehörde zu wenden – sie geht also kein Risiko ein. Wir unterstützen Sie gerne bei der Kommunikation. Sprechen Sie uns an!

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