Wir haben die Daten aus der HUBIT Cloud vor kurzem in ein neues System migriert – die Daten sind sozusagen umgezogen. Das haben wir veranlasst, um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein und um die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu verbessern. Das war ganz schön spannend, denn egal wie gut man solche Dinge plant, man weiß nie, ob tatsächlich alles reibungslos klappt – die liebe Technik eben. Umso erleichterter waren wir, als alles abgeschlossen war.
Neue Passwörter werden versendet
Alle unsere Mandanten, die bisher die HUBIT Cloud genutzt haben, erhalten nun neue Zugangslinks – datenschutzkonform mit einem Passwort. Der Versand erfolgt noch in dieser Woche. Sollte es beim Einrichten des neuen Zugangs Unterstützungsbedarf geben, helfen wir selbstverständlich gern.
Wichtig: Ab sofort bitte die allgemeine E-Mail-Adresse nutzen
Im Zuge der Verbesserung des Workflows haben wir zudem ein Ticketsystem eingerichtet, das zu verkürzten Reaktionszeiten führt – insbesondere in Zeiten, in denen Mitarbeitende aufgrund von Geschäftsterminen, Urlaub oder Krankheit nicht unmittelbar erreichbar sind. Denn im Datenschutz ist Zeit ein entscheidender Faktor. Um diesen Prozess zu unterstützen, ist es erforderlich, dass Sie ab sofort bitte ausschließlich unsere allgemeine E-Mail-Adresse für die Korrespondenz mit uns nutzen:
Die persönlichen Unternehmens-Adressen, die Sie bisher verwendet haben, um Ihren Ansprechpartner zu kontaktieren, garantieren zwar einen direkten Austausch mit einer bestimmten Person, doch sie haben einen entscheidenden Nachteil: Ist ein Mitarbeitender nicht erreichbar, wird Ihre E-Mail für die Dauer seiner Abwesenheit nicht bearbeitet. Dies möchten wir nun ändern. Auf das zentrale Postfach haben alle Mitarbeitenden mit dedizierten Rechten von HUBIT Datenschutz Zugriff. Aber keine Sorge, selbstverständlich meldet sich sofern möglich in erster Linie Ihr Hauptansprechpartner zurück.
Hinweis: Darum ist eine allgemeine E-Mail-Adresse sinnvoll
Falls Ihnen nun auffällt, dass Sie in Ihrem Unternehmen vornehmlich persönliche E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeitenden verwenden, empfehlen wir Ihnen, dies zu überdenken. Als Arbeitgeber müssen Sie nämlich einiges bedenken, wenn Sie in persönliche E-Mails Einsicht nehmen wollen – auch wenn es sich um Firmen-E-Mails handelt. Nicht bearbeitete E-Mail können hingegen geschäftsschädigend sein. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel: Beschäftigtendatenschutz – E-Mails und private Internetnutzung